Das Wichtigste in Kürze:

  • Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format (z. B. XML oder ZUGFeRD) vorliegt. Bei E-Rechnungen handelt es sich um keine PDF-Dateien.
  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig sind, ERechnungen einlesen und verarbeiten können.
  • Für das Erstellen und Einlesen von E-Rechnungen wird eine spezielle Software benötigt.
  • E-Rechnungen müssen archiviert und im ursprünglichen Format aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit zu entsprechen.

Die elektronische Rechnung wird Pflicht

Ab 1. Januar 2025 sind Selbstständige, Unternehmer und Vereine im sog. Business-to-Business Bereich (B2B) verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das heißt: Word-, Excelund PDF-Rechnungen sind bis auf wenige Ausnahmen bald nicht mehr möglich. Die gute Nachricht: Vieles wird einfacher. Wir geben Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Rechnung und die kommende E-Rechnungspflicht. Die gesetzliche Grundlage dafür ist mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, zwingend in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 zu empfangen. Noch bis 2027 gibt es für den Versand von elektronischen Rechnungen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen.

Die Vorschriften zur E-Rechnung gelten auch für gemeinnützige Vereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen erbringen bzw. verkaufen. Auch wenn ein Verein Kleinunternehmer ist, gilt die Pflicht zur E-Rechnung. Das bedeutet, dass E-Rechnungen in allen steuerlichen Bereichen eines Vereins erstellt werden müssen, in denen Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Betroffen sein können somit der Zweckbetrieb, die Vermögensverwaltung oder der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.

Was unterscheidet die E-Rechnung und die elektronische Rechnung?

Neben der Papierrechnung gibt es schon bisher die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z. B. PDF) auszustellen, wenn der Empfänger zustimmt. Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papieroder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist,

die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche (also z. B. Formatänderungen oder Ausdrucken) ermöglicht. Rechnungsdaten, die in diesem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, sind als solche grundsätzlich nicht menschenlesbar, sondern erst nach einer Konvertierung (Visualisierung).

Welche Übergangsfristen gelten?

Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papieroder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache elektronische Rechnungen vom Verein ausgestellt werden.

Achtung: Vereine müssen sich jedoch darauf vorbereiten, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Empfang von E-Rechnungen ist keine Übergangsfrist vorgesehen! Jeder Verein muss also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Ausnahmen für die Erstellung von E-Rechnungen gelten für folgende Fälle:

  • Einnahmen im ideellen Bereich: So ist z. B. für Beitragsrechnungen keine E-Rechnung erforderlich.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
  • Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreite Leistungen

Wie erfolgt die Übermittlung einer E-Rechnung?

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommt der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Frage. Eine digitale Signatur ist nicht notwendig. Ein separates E-Mail-Postfach ist ebenfalls nicht erforderlich, kann aber für die korrekte Eingangsbearbeitung und Prüfung der Rechnungen sinnvoll sein.

Wie können E-Rechnungen archiviert werden?

Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften wie für bisherige digitale Rechnungen. Sie müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf dabei aber geändert werden, wenn das für eine bessere innerbetriebliche Ablage und Archivierung erforderlich ist. Die Rechnungen müssen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können. bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Software zum Empfangen von E-Rechnungen

Vereine müssen ab dem 1. Januar 2025 über eine Software verfügen, mit der sie E-Rechnungen empfangen und gegebenenfalls erstellen können. Die Freiburger Softwarefirma Lexware bietet hier mit ihrem Produkt „Lexware Office“ eine kostengünstige Variante an.

Exklusiv für Mitgliedsvereine des BDB

In Kooperation mit Lexware und dem BDB kann die Software für Mitgliedsvereine unter folgendem Link für 6 Monate kostenfrei getestet und genutzt werden: https://go.lexware.de/bdb/.

Lexware