Erfolgreiches Mitgliedermanagement ist kein Hexenwerk. Jeder Verein kann es schaffen, Negativtrends umzukehren und ein erfolgreiches Mitgliedermanagement zu gestalten. Das sind die positiven Botschaften des Zukunftsdialogs 2024 des Bundes Deutscher Blasmusikverbände. Rund 130 Vereinsverantwortliche nutzten die Veranstaltung in der neuen BDB-Musikakademie Staufen, um sich konkrete Tipps und wertvolle Impulse zum Thema „Modernes Mitgliedermanagement“ zu holen.
Ohne Mitglieder haben Vereine keine Zukunft. Nicht von Ungefähr stand das Thema Mitgliedermanagement – von den letztjährigen Teilnehmenden des Zukunftsdialogs explizit gewünscht – auf der Tagesordnung des Zukunftsdialogs 2024. Dass das Thema den Vereinen unter den Nägeln brennt, zeigte nicht zuletzt die Resonanz. Über 130 Teilnehmende aus dem ganzen Verbandsgebiet und weit darüber hinaus waren nach Staufen gekommen, um von der Expertise der geladenen Fachleute und vom Austausch mit anderen zu profitieren. „Es geht darum, neue Impulse zu bekommen und nach den Pandemiejahren gemeinsam den mutigen Blick in die Zukunft zu wagen“, begrüßte BDB-Präsident Dr. Patrick Rapp MdL die Teilnehmenden.
Es war nicht zuletzt die Pandemie, die verstärkt in den Fokus rückte, was sich im gesellschaftlichen Wandel längst abzeichnete: Es wird immer schwieriger Menschen zu finden, die sich ehrenamtlich engagieren. Und von denen, die sich bereits engagieren, wird angesichts einer zunehmenden Bürokratisierung ein immer höheres Maß an Professionalisierung gefordert. Doch wer soll das zusätzlich noch machen, wenn die Mitglieder im Verein immer weniger werden und die Bereitschaft sich zu verpflichten abnimmt?
Kapazitäten für Professionalisierung schaffen
Maßnahmen-Aktionismus und Hauruckaktionen schaffen, wenn überhaupt, nur kurzzeitig Abhilfe. Soll die Zukunft eines Vereins nachhaltig gesichert werden, dann braucht es ein strategisches Mitgliedermanagement: Mitgliedergewinnung, Mitgliederbindung, aber auch die Mitgliederverwaltung mit digitalen Tools und die Mitgliederentwicklung mithilfe von zeitgemäßem Soft-Skill-Training und E-Learning spielen darin eine zentrale Rolle – das machten die Experten Michael Blatz, Michael Weber, Nadine Pohle, Andreas Thierer in den Fachforen und gemeinsam mit BDB-Präsident Dr. Patrick Rapp und Akademieleiter Christoph Karle im Plenum genauso deutlich wie die Tatsache, dass das eine nicht ohne das andere geht. Neue Mitglieder zu gewinnen, um den Verein personell auf eine breite Basis zu stellen und Kapazitäten für eine Professionalisierung des Engagements zu gewinnen, ist dabei genauso wichtig wie vorhandene Mitglieder zu binden, die Kommunikation unter den Mitgliedern mit digitalen Tools zu verbessern und mit zeitgemäßer Fortbildung in ihrem Engagement zu stärken. „Wir müssen mit der Zeit, auch mal neue Wege gehen, anstatt zu sagen, das haben wir immer schon so gemacht“, betonte Nadine Pohle von GoodHabitz. „Wir sollten Vertrauen haben und einfach mal etwas wagen. Vielleicht wird ja etwas Gutes draus!“ Allerdings keineswegs mit blindem Aktionismus, sondern strukturiert und zielgerichtet – darin waren sich alle Experten einig.
Zielgericht vorgehen mit Tools aus dem Projektmanagement
Dabei hilft es Tools aus dem klassischen Projektmanagement anzuwenden und erst einmal genauer hinzuschauen, zunächst bei den Ursachen von Mitgliederschwund und Nachwuchsmangel, als auch bei den Bedarfen und Zielgruppen. Es ist nämlich längst nicht so, dass Vereine grundsätzlich out und uncool sind und ein großes Vereinssterben um sich greift. Im Gegenteil. Seit 1950 hat die Anzahl der eingetragenen Vereine massiv zugenommen und ist allein von 1995 bis heute von 416.000 auf rund 620.000 Vereine gestiegen, wie Vereins- und Unternehmensberater Michael Blatz anhand von Statistiken belegte. Das Angebot und die Konkurrenz sind also riesengroß. Was auch bedeutet, dass Mitglieder heute schnell weg sind und sich einen anderen Verein suchen, wenn sie aus irgendwelchen Gründen nicht das finden, was sie suchen. Und dass die Menschen im Verein mehr suchen als den Vereinszweck, das war für Vereinsberater Michael Blatz „die größte Lernerfahrung überhaupt“. „Die Menschen suchen Heimat“, wusste er. „Und sie wollen Spaß haben“, ergänzte BDB-Vizepräsident Michael Weber, „das ist eine der Grundvoraussetzungen für Vereinsengagement. Und wenn Mitglieder brennen für den Verein, dann ist das die beste Werbung nach außen“. Gleichzeitig dürfe man nicht vergessen, dass im Verein „niemand muss und alles freiwillig ist, dass es aber viele gute Gründe gibt, im Verein aktiv zu sein“.
Die Selbstreflexion, der ehrliche Blick nach Innen und die Fragen „Wofür stehen wir? Warum sind wir eigentlich selbst im Verein? Wie werden wir wahrgenommen?“ müssen daher am Anfang aller Überlegungen zum Thema Mitgliedergewinnung und Mitgliederbindung stehen, betonten sowohl Michael Weber als auch Michael Blatz. Unerlässlich seien ebenfalls genaue Bedarfs- und Zielgruppenanalysen und die Fragen, „Wen suchen?“, „Bieten wir für die Zielgruppe überhaupt die passende Mitgliedschaft?“, „Wo finden wir unsere Zielgruppe?“ Von Antworten auf all diese Fragen, lassen sich dann Werbeargumente und konkrete Maßnahmen ableiten. „Es gibt wahnsinnig viel, was man machen kann, um Zielgruppen anzusprechen“, wusste Michael Blatz. Die Bandbreite reicht von Plakaten, Flyern und Anzeigen, bis hin zu Vereinszeitungen und Info-Veranstaltungen, AdWords und Social Media.
„Im Grunde ist jeder Auftritt in der Öffentlichkeit wichtig für die Imagebildung“, gab Michael Weber zu bedenken.
Vorhandene Ressourcen nutzen
Gleichzeitig braucht es aber heute auch unbedingt den Auftritt in den digitalen Medien. „Was wir in der Pandemie gelernt haben, ist, dass wir die neuen Medien anbieten müssen, um junge Menschen anzusprechen“, sagte Nadine Pohle. „Die digitalen Medien sind für Vereine eine Riesenchance ‚Digital Natives‘ anzusprechen und gleichzeitig Verantwortung in diesem Bereich an die ‚Digital Natives‘ im Verein abzugeben“. Die Ressourcen, nämlich junge Leute, die Social Media können, sind in den meisten Vereinen ja vorhanden, es gilt sie nur zu nutzen. Ins Spiel kommen hier zudem Themen wie Verantwortungssplit und agile Mitarbeit. Sie können, wie Michael Weber ausführte, helfen, Mitglieder freiwillig zu binden und im Verein zu halten.
Gleiches gilt für eine moderne Mitgliederverwaltungssoftware wie ClubDesk, das vielmehr kann als nur Mitglieder erfassen und verwalten. Wie der Experte für Digitalisierung Andreas Thierer veranschaulichte, lassen sich mit Hilfe von ClubDesk nicht nur alle, auch die fördernden Mitglieder einfach in die Kommunikation einbinden, vielmehr kann über ClubDesk auch eine Webseite erstellt und verwaltet, die Buchhaltung abgewickelt, Veranstaltungen und Termine organisiert, E-Mails und Briefe verschickt werden. „Das Tool macht es zudem möglich, das verschiedene Menschen mitarbeiten, sich entsprechend ihrer Stärken einbringen und Teilbereiche übernehmen“, führte Thierer aus. Und da ClubDesk in Kürze über eine Schnittstelle mit ComMusic kompatibel sein soll, ist es auch für Musikvereine absolut interessant.
Mit glaubhafter Wertschätzungskultur Mitglieder binden
Individuelle Stärken fördern und Mitglieder qualifizieren mit gezieltem Soft-Skills-Training und E-Learning, das ist über die Initiative ZukunftVerein mit GoodHabitz möglich und stärkt sowohl die einzelnen Mitglieder als auch die Vereinsgemeinschaft insgesamt. Mehr noch: Es kann Teil einer glaubhaften Wertschätzungskultur sein. „Sie können damit Mitglieder auszeichnen und ihnen etwas zurückgeben, wenn Sie ihnen die Chance geben, sich zeitgemäß fortzubilden und persönlich weiterzuentwickeln“, betont Nadine Pohle von GoodHabitz.
Und die Stärkung der Vereine ist schließlich genau das Anliegen des Zukunftsdialogs. „Wir wollen Vereine stärken und fit machen für die Zukunft“, sagte Initiator Michael Schönstein und ist sich sicher, dass der Zukunftsdialog dafür genau die richtige Plattform ist. Die Rückmeldungen der Teilnehmenden bestätigen das. „Neben dem fachlichen Input schätze ich besonders den Austausch mit den anderen Vereinsverantwortlichen“, findet Joachim Mauerer, Vorsitzender vom Freiburger Blasorchester. „Es ist wertvoll zu hören, was andere Vereine schon erfolgreich praktizieren.“
Dass er direkt vom Zukunftsdialog profitieren kann, diese Erfahrung konnte der Musikverein Berghausen bereits bei der ersten Veranstaltung Ende 2022 machen. „Wir haben damals die Impulse zur Vereinsfinanzierung direkt umgesetzt, erfolgreich Förderanträge gestellt und damit wichtige Projekte auf den Weg gebracht“, berichtet Vorsitzender Stefan Wippert. Beim Zukunftsdialog 2024 war der Verein gleich mit vier Vertretern vor Ort, um alle Foren abdecken und größtmöglichen Input mit nach Hause nehmen zu können. Dass sich die Anfahrt aus dem Karlsruher Raum für ihn gelohnt hat, dass steht für Stefan Wippert schon vor dem Abschlussplenum fest. Genauso steht für ihn außer Frage, dass er sich mit seinem Team für den Zukunftsdialog 2025 wieder anmelden wird.
Text: Martina Faller
Vorschau: In der Märzausgabe der „blasmusik“ stellen wir Euch Michael Blatz im Interview näher vor.